Talouden automaatio ja auditointi

Ongelma

Tiliotteet ja ostolaskut kertyvät jatkuvasti, ja niiden käsittely tehdään usein käsin: vastapuolen nimi kirjataan hieman eri tavalla joka kerta, luokittelu vaihtelee tekijän mukaan, ja täsmäytys kirjanpitoon jää tarkistamatta tapahtumatasolla. Toistuvat ohjelmisto- ja palvelutilaukset jatkavat juoksuaan huomaamatta, ja kaksoismaksu tai sopimuksesta poikkeava veloitus löytyy vasta, jos joku sattuu vertailemaan rivejä.

Johto tai hallitus näkee usein vain yhteenvedon, ei sitä mistä yksittäinen luku koostuu. Ilman järjestelmällistä, toistuvaa käsittelyä muutosta on vaikea erottaa kohinasta kuukaudesta toiseen.

Mitä teemme

Automatisoimme tiliotteiden ja ostolaskujen käsittelyn: luemme tapahtumat, yhdenmukaistamme vastapuolten nimet ja luokittelemme maksut sovituilla säännöillä. Täsmäytämme tapahtumat kirjanpitoon ja merkitsemme erot selvitettäviksi. Tunnistamme toistuvat ohjelmisto- ja palvelutilaukset sekä mahdolliset kaksoismaksut ja poikkeavat veloitukset.

Kokoamme näistä johdolle säännöllisen kassavirran ja kulujen raportin: mihin raha menee, mikä on toistuvaa ja mikä poikkeaa totutusta. Sinä vahvistat luokittelusäännöt tarkistuspisteissä, ja seuraava jakso käyttää samoja, kertaalleen hyväksyttyjä sääntöjä.

Auditointi, esimerkiksi hallitukselle tai rahoittajalle tehtävä kertaluonteinen läpikäynti jokaisesta tapahtumasta, on yksi tapa käyttää samaa putkea. Sama tekniikka toimii sekä toistuvana kuukausiajona että kertaluonteisena tarkasteluna, ja putki on rakennettu ja testattu kokonaisilla, todellisilla tiliote- ja laskuaineistoilla.

Sovimme ennen aloitusta, missä aineisto käsitellään ja mitä tietoja tekoälypalvelulle annetaan: tiliote- ja laskutietoja ei viedä ulkoisiin palveluihin ilman sinun päätöstäsi. Tekoäly avustaa nimien yhdenmukaistamisessa ja raportin kirjoituksessa, ei päätöksissä; summien täsmäytys perustuu laskentaan, ja ihminen tarkistaa havainnot.

Mitä omistat

Raportin, työkirjan ja luokittelusäännöt, joilla saman ajon voi toistaa itse tai kanssamme. Luokittelusäännöt tallentuvat omaksi tiedostokseen, joten seuraava jakso ei ala tyhjästä. Käsittelyn kulut käydään läpi ennen käyttöönottoa, kuten kaikissa projekteissamme.

Mitä emme lupaa

• Päätöksiä puolestasi. Tekoäly normalisoi ja kirjoittaa, ihminen luokittelee säännöt ja tekee lopulliset päätelmät.
• Lakisääteistä tilintarkastusta tai oikeudellista lausuntoa. Raportti on pohja omalle tai hallituksen käsittelylle.
• Täydellistä havaitsemista ilman vahvistettuja luokittelusääntöjä. Väärät säännöt tuottavat vääriä havaintoja yhtä tehokkaasti kuin oikeat, siksi luokittelu vahvistetaan yhdessä.
• Käsittelyä ulkoisissa palveluissa ilman sopimista. Missä aineisto käsitellään ja mitä tekoälylle annetaan, sovitaan ennen aloitusta.
• Väärinkäytösten todistamista. Putki löytää poikkeamat ja merkitsee ne selkeästi; johtopäätökset ja jatkotoimet ovat sinun tai hallituksen, ei meidän.

Ensimmäinen askel

Yhden kuukauden tiliote ja ostolaskuaineisto riittävät alkuun. Näet raportin ja työkirjan muodon konkreettisesti ennen kuin päätät toistuvasta käytöstä.

Ota yhteyttäSeuraava askel: Toteutusprojektit: automaatiot ja agentit